Preguntas que hacer en un inspection site de locaciones.
La realidad es que el planear una boda ocupa muchas horas de buscar, documentarte y encontrar inspiración en los varios medios a tu alcance que hablan de bodas para lograr la planeación exitosa de tu boda. Al inicio, lo que mas te llevará tiempo es elegir esa locación perfecta que te haga enamorar tanto como de tu pareja.
Elegir una locación para tu boda es una de las prioridades al planear una boda. Te debes enamorar de ella, pero también tienes que tomar en consideración importantes aspectos.
Encontrar la locación ideal, te va a llevar tiempo ya que tendrás que darte el tiempo de ir a verlas, ya que no puedes limitar a ver fotos en internet o en los catálogos de la locación. Ya sea con tu wedding planner o mandando a alguien de tu entera confianza para que analice todos los pormenores de cada locación como si fueras tu mismo.
Primero viene la fase de “búsqueda”, luego la fase de llamadas para información y agendar citas para ir a visitar la locación, y así por último, poder decidir con bases y convicción el lugar para tu boda.
Antes de darte a la tarea de ir en “visita de inspección” para determinar si cumple con tus deseos y necesidades te aconsejo que reduzcas tus opciones, ya que eso te optimizará el tiempo que dediques a esta tarea. Y sobretodo porque no te debes guiar por las fotos que salen en internet o en los catálogos.
Primero que nada, seguramente buscarás por internet. Una vez elegidas las locaciones que mas te gustan debes considerar lo siguiente:
- Cuántos invitados tienes considerados- (esto ayuda para determinar si la locación puede alojar a tus invitados sin ningún problema. Si tienes 500 invitados, es inútil ir a ver una locación que tiene un aforo de 300 personas, por ejemplo). Uno de los errores que se cometen al inicio de una planeación de bodas, es no contar con al menos un borrador de invitados pensados para la boda. El número de invitados influye mucho en el resultado final al hacer las cuentas, y también al elegir la locación.
- Tu presupuesto – Hay que ser conscientes del presupuesto que se tiene. Antes de ir a ver locaciones, definan su presupuesto. Créanme, hay enormes posibilidades que vayas a visitar un lugar y que te enamores de el, para luego descubrir que esta fuera de presupuesto. En ese caso, será difícil enamorarse de otro lugar sin pensar en el que realmente quisieras. Antes de ir a ver un lugar, pregunta el costo: si es por renta o por número de personas que asistan. Y con base en el presupuesto que tengan, pueden decidir si ir a ver la locación o no.
- ¿Tu boda la quieres de día o de noche? –Es importante considerar este punto, porque dependiendo de tu presupuesto, puedes gastar mucho en una locación que tal vez no te vaya a lucir como tú esperas al ser de noche.
- ¿Tienen algún tema o algún tipo de decoración especial en mente? – Sí, ya se que la decoración es casi lo último en lo que se piensa al iniciar con la planeación, pero el pensar en ello antes de ir en la búsqueda de locaciones te ayudará a elegir mejor la locación ideal. Por ejemplo, si tu boda la quieres campestre, seguramente no querrás un salón cerrado. Igual si quieres un entretelado árabe, es importante identificar las posibilidades de adecuar esa decoración en la locación que elijas, o bien, pensar en una carpa en la cual puedas poner tu entretelado. Por darles algunos ejemplos.
- Considera distancias – hay locaciones maravillosas, pero que para llegar a ellas hay un gran camino por recorrer. Considera cuantos de tus invitados vienen de fuera, por ejemplo. Si tienes un número considerable de invitados de fuera, lo ideal es encontrar una locación con hoteles cercanos.
- Evalúa los inconvenientes climáticos – en la época en la que piensen tener su boda – es importante tener en consideración este punto por varias razones. Por ejemplo, si es una locación con jardín al aire libre, ¿cuál es la distancia entre el área donde se llevará a cabo la recepción de donde los invitados tienen acceso? En caso de que llueva, ¿será necesario poner un pasillo con carpa? ¿O tienen un espacio en alternativa en caso de que llueva?
Ya que tomaste en cuenta estas preguntas… y tienes identificada la lista de locaciones que vas a ir a visitar, te dejo algunas de las preguntas especiales que hacer en caso de que no tengas una wedding planner que las haga por ti.
Una Wedding Planner sabe que preguntas hacer durante una visita de inspección, y sobre todo sabrá desde las preguntas que te hace en la primera entrevista, como reducir tu tiempo para que visites solo las locaciones ideales para tus gustos, tema, deseos y exigencias. Pero si no cuentas con una wedding planner, estos pasos y estas preguntas te ayudarán a elegir tu locación con mas datos.
- AFORO – ¿cuál es la capacidad máxima de la locación? Como lo comentaba anteriormente, es inútil ir a ver una locación que no tiene la capacidad para alojar al número de invitados.
- COSTO – ¿la renta de la locación es un precio fijo? ¿O es por persona? Hay locaciones que te cobran por número de invitados y tienen rangos. *También hay locaciones que tienen catering/banqueting en exclusiva y con el servicio de alimentos y bebidas te incluyen el costo de la renta.
- ¿QUÉ INCLUYE?
- Ya preguntamos cuánto cuesta previamente a hacer las visitas de inspección. Ahora toca saber que incluye la renta de la locación. Hay locaciones que solo incluyen la renta del lugar sin nada adicional. Existen locaciones que con la renta ya te incluyen, por ejemplo, el personal de limpieza de baños, el área para el coctel, un cuarto para el arreglo de la novia, etc.
- ¿Necesita carpa? ¿Tienen carpa incluida? ¿O la tienen que considerar en el presupuesto? – En caso de que sea una locación cerrada, esta pregunta no es necesaria obviamente.
- HORARIOS – ¿por cuánto tiempo tengo disponible la locación? ¿En qué momento empiezan a contar el tiempo? ¿Cuántas horas tengo para montaje? ¿Hay algún horario máximo? Hay locaciones que por la locación donde se encuentran, tienen límite de horario, sobre todo para la música a alto volumen.
- En caso de que el horario establecido por la locación sea inferior al que deseas que dure tu boda, pregunta el costo de la hora extra, para que puedas contemplarlo a la hora de hacer cálculos en tu presupuesto.
- En caso de los horarios de montaje, pregunta sucesivamente a tus proveedores contratados cuántas horas necesitan para montar, para que también consideres eso una vez que contrates la locación y puedas negociar esa parte en caso de que requieran mas de un día para montar.
- PLANTA DE LUZ – ¿la locación necesita planta de luz? ¿La tiene incluida en la renta o la tengo que rentar a parte? Hay locaciones que ya tienen una planta de luz fija, hay otras locaciones que no la necesitan, y otras en donde es obligatoria pero no está incluida en la renta pero hay que contemplarla en el presupuesto.
- CATERING / BANQUETE – ¿Tienen un banquete en exclusiva o pueden llevar al banquete de su preferencia?
- En caso de que tengan un banquete en exclusiva, pregunten qué banquete es, sus menús y sus costos. En este mismo caso, pregunten si con la contratación de los alimentos esta incluida la renta de la locación. Hay algunas locaciones que ya tienen contemplada la renta dentro del servicio de alimentos sin costos adicionales.
- Asegúrense que en el caso anterior, que les especifiquen que es lo que incluye y lean las letras chiquitas o las condiciones. Qué mantelería, montaje y mobiliario viene incluido o bien si hay que considerarlo aparte.
- Hay algunas locaciones que no tienen un banquete en exclusiva, pero sí tienen una lista de varios banquetes con los que pueden contratar. O bien, el banquete es libre a su elección.
- En caso de que sea un HOTEL, estas preguntas no son necesarias, porque todos los hoteles sirven sus propios alimentos. La razón, por si no la saben, se los puedo explicar en otro post.
- ÁREA DE COCINA – Concerniente a los servicios de banquete, es bueno saber y preguntar si la locación cuenta con un espacio dedicado para la cocina o bien, si el banquete va a necesitar llevar lo necesario para montar su espacio para trabajar (carpa, entarimado, en fin, toda su cocina). Su proveedor de banquete les agradecerá esta información. De cualquier manera, si no cuentan con una wedding planner, es tarea del banquete ponerse en contacto con la locación para saber estos detalles si es que no esta ya familiarizado con la locación. Y esto, antes de mandar una cotización final. En cualquier caso, es bueno de todas maneras cerciorarse con el proveedor de alimentos si efectivamente ya tiene su área de cocina contemplada en la cotización que les mostró.
- PROVEEDORES – En relación a los proveedores, hay varias preguntas que hay que considerar:
- ¿Tienen una entrada diferente para proveedores?
- ¿Hay baños disponibles para el personal? ¿O tienen que rentar unos?
- ¿Tienen proveedores específicos o puedo llevar yo a mis proveedores?
- En caso de que se quieran casar en un HOTEL, generalmente ellos tienen una lista de proveedores internos ya pre-aprobados con los que trabajan, ya que tienen niveles de calidad muy altos (o bien convenios con ciertos proveedores). En este caso, hay que preguntar que sucede en caso de que llevaras a tus proveedores de confianza: si hay que pagar algo por llevarlos o el “day pass” para que puedan entrar. Es muy importante hacer esta pregunta cuando van a tener su boda en un hotel, ya que es importante considerar esto en el presupuesto.
- PERMISOS – en caso de que la locación que deseas se encuentre en el Centro Histórico de una ciudad, es importante saber si se necesitan permisos para que los transportes de tus proveedores puedan accesar sin problemas. Hay algunos lugares que tienen que pedir permiso para ingresar transportes de ciertas dimensiones y hasta horarios en los que pueden circular dentro del Centro Histórico. Investiga si los de la locación les pueden hacer el trámite en caso de que no cuentes con un Wedding Planner, o bien, avisarles a sus proveedores para que lo tomen en cuenta y sean ellos mismos a tramitar dichos permisos.
Estas son entre otras, algunas de las preguntas esenciales que considerar cada que visites una locación. Así tendrás la información necesaria para poder armar bien tu presupuesto sin que dejes de considerar aspectos importantes que influyan en los números finales.
Por último y no menos importante, te aconsejo que no firmen ningún contrato sin estar completamente seguros de que ese es el lugar que quieren para su boda. Generalmente es amor a primera vista! 😉
Disclaimer: Este articulo lo escribí originalmente para bodasdestinolatinoamerica.com en 2015, pero creo que ya no está, por lo cual ya lo puse aquí también 🙂
Speaker · Author · Mentor · Wedding Designer· Branding Expert · Luxur Talent Hunter ·
Creo que todos tenemos algo "luxur" dentro y que es cuestión de liberarlo.
"Si las cosas que valen la pena fueran fáciles, cualquiera las haría... ¡y yo no soy cualquiera!"